Должная осмотрительность при выборе контрагента · что проверять до сделки

Компания два года работала с поставщиком, получала товар, платила по безналу и спокойно ставила НДС к вычету. А потом пришёл акт камеральной проверки, и инспекция сняла вычеты на семь миллионов с формулировкой про неисполнение сделки заявленным лицом. Директор удивлён, ведь товар реально пришёл на склад. Но реальность товара и реальность поставщика для налогового органа это разные вещи. И именно здесь решает не сам факт поставки, а то, что компания собрала о контрагенте до того, как перечислила первый платёж.

Должная осмотрительность это набор действий покупателя по проверке поставщика, который позволяет показать, что выбор контрагента был осознанным и деловым, а не формальным прикрытием для уменьшения налога. Прямого определения этого понятия в Налоговом кодексе нет, оно выработано практикой. Но привязано оно к вполне конкретным нормам. Право на вычет по НДС обеспечивается счётом-фактурой, который по статье 169 НК служит документом для принятия предъявленных продавцом сумм налога к вычету. Право на расход по налогу на прибыль держится на статье 252 НК, где расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, произведённые для деятельности, направленной на получение дохода. А пределы того и другого очерчены статьёй 54.1 НК.

Почему статья 54.1 НК сделала осмотрительность обязательной

Пункт 2 статьи 54.1 НК разрешает уменьшить налоговую базу и сумму налога по реальной сделке при одновременном соблюдении двух условий. Первое, основной целью сделки не является неуплата или возврат налога. Второе, обязательство по сделке исполнено лицом, которое является стороной договора, либо лицом, которому исполнение передано по договору или закону. Второе условие и есть тот крючок, на котором висит большинство доначислений. Если инспекция доказывает, что подписанный с вами контрагент сам ничего не поставлял и поставить не мог, потому что не имел ни склада, ни персонала, ни транспорта, то вычет и расход слетают, даже если товар физически существует.

При этом пункт 3 статьи 54.1 НК прямо запрещает инспекции снимать налог только по формальным признакам. Подписание первичных документов неустановленным или неуполномоченным лицом, нарушение контрагентом налогового законодательства и наличие у налогоплательщика возможности получить тот же результат через другие незапрещённые сделки сами по себе не могут быть самостоятельным основанием для отказа. Это сильная защитная норма. Она означает, что один лишь дефектный счёт-фактура или один лишь неплатёж контрагентом своих налогов ещё не лишает вас вычета. Спор всегда упирается в реальность исполнения и в осведомлённость покупателя.

Осмотрительность работает именно как доказательство добросовестности. Если вы собрали досье на поставщика, проверили его до сделки и не нашли тревожных признаков, вы переносите риск на инспекцию. Ей придётся доказывать, что вы знали или должны были знать о техническом характере контрагента. Если же досье нет, инспекция строит обратную презумпцию, и вы оправдываетесь уже постфактум.

Что собрать до сделки

Главное правило, осмотрительность собирается до подписания договора, а не в момент получения акта проверки. Распечатка из реестра задним числом не спасает, потому что она не объясняет, чем вы руководствовались при выборе.

Минимальный набор это выписка из ЕГРЮЛ на дату сделки, устав, документ о полномочиях подписанта, копия паспорта руководителя, проверка адреса на массовость, проверка директора на дисквалификацию и на участие в множестве компаний. Дальше идёт деловая часть, переписка о коммерческом предложении, прайсы, протоколы переговоров, информация о том, как вы вообще вышли на этого поставщика. Для крупных и нетиповых сделок добавляется проверка ресурсов, есть ли у контрагента склад, штат, техника, действующие лицензии и членство в СРО, если они нужны под предмет договора.

Отдельно стоит фиксировать деловую цель. Статья 252 НК требует, чтобы затраты были направлены на получение дохода. Поэтому важно показать, почему выбран именно этот поставщик, цена, условия отсрочки, сроки, репутация. Когда инспекция видит, что компания платила технической структуре дороже рынка без внятной причины, это сразу читается как искусственность по пункту 1 статьи 54.1 НК, где запрещено уменьшение базы через искажение сведений о фактах хозяйственной жизни.

Авторская позиция и тактика

На практике побеждает не объём бумаг, а их адресность. Стопка скриншотов из сервисов проверки сама по себе слабее, чем короткое, но содержательное досье, в котором видно живое взаимодействие с поставщиком. Поэтому я советую хранить не только формальные выписки, но и следы реального общения, телефоны и почты конкретных менеджеров, товарно-транспортные накладные с маршрутами, пропуска на склад, акты приёмки с подписями кладовщиков. Эти детали бьют по второму условию пункта 2 статьи 54.1 НК изнутри, потому что подтверждают, что исполнял именно тот, с кем заключён договор.

Второй тактический момент это глубина проверки по сумме и риску сделки. Никто не требует одинакового досье на покупку канцелярии и на подряд за пятьдесят миллионов. Разумно закрепить во внутреннем регламенте пороги, при которых включается расширенная проверка. Тогда в споре вы показываете не разовую импровизацию, а систему, и инспекции труднее упрекнуть вас в небрежности.

На что смотрит суд

Суд оценивает, мог ли контрагент реально исполнить сделку своими силами или привлечёнными по договору. Смотрит, как налогоплательщик выбирал поставщика и были ли видимые тревожные признаки на дату сделки. Проверяет, не дороже ли рынка прошли расчёты и куда ушли деньги. Учитывает, что по пункту 3 статьи 54.1 НК один формальный дефект подписи или налоговый грех самого контрагента не равны проигрышу. И сопоставляет первичку по статье 169 НК и статье 252 НК с фактической логистикой и движением товара.

Частые вопросы

Достаточно ли выписки из ЕГРЮЛ для осмотрительности. Нет. Выписка показывает только факт регистрации. Она не подтверждает ни ресурсов поставщика, ни реальности исполнения, на которой держится пункт 2 статьи 54.1 НК. Без деловой части досье одна выписка слаба.

Спасёт ли осмотрительность, если товар фактически поставлен другим лицом. Частично. Если исполнение передано по договору или закону, второе условие пункта 2 статьи 54.1 НК соблюдается. Если же реальный поставщик никак не связан с вашим контрагентом договорной цепочкой, риск доначисления высок, и осмотрительность смягчает, но не закрывает спор полностью.

Можно ли собрать досье после получения акта проверки. Юридически приложить документы к возражениям вы вправе. Но доказательственная сила досье, собранного задним числом, ниже, потому что оно не отражает мотивы выбора на момент сделки.

Если инспекция уже сняла вычеты или расходы, разумно не спорить по эмоциям, а собрать защиту по нормам и фактам. Команда DEPA выстраивает позицию по статьям 54.1, 169 и 252 НК, готовит возражения и обжалование. Обсудить вашу ситуацию можно через услугу или контакты.