Собрали правовой периметр торговой сети
31 шаблон договора, 83 контрагента. После первого же серьёзного спора выяснилось, что взыскать долг по таким документам практически невозможно.
Мебельные запчасти ПТЗ торгуют оптом фурнитурой, направляющими, петлями и профилями для мебельного производства. За пять лет компания выросла с одного склада в Петрозаводске до трёх региональных точек. Вместе с ростом накопилась проблема. Каждый менеджер согласовывал условия с покупателями самостоятельно. Применялось более 30 различных шаблонов, часть из которых не обновлялась с 2018 года.
В Мурманске крупный покупатель отказался платить за партию, сославшись на несоответствие товара заявленным характеристикам. При анализе договора выяснилось, что в нём отсутствовали порядок приёмки по качеству, сроки для предъявления претензий и ссылка на применимый ГОСТ. Взыскать долг оказалось крайне затруднительно: дело тянулось восемь месяцев и завершилось частичным взысканием, покупатель воспользовался отсутствием порядка приёмки в договоре.
После этого случая собственники приняли решение упорядочить договорную базу перед открытием четвёртой точки в Великом Новгороде. Требовалась единая система, не зависящая от квалификации конкретного менеджера.
- Более 30 шаблонов с пробелами в условиях приёмки и претензионном порядке. Каждый новый спор требовал самостоятельного правового анализа
- Разные условия с разными покупателями в трёх городах создавали неравные позиции при любых разногласиях
- Без рамочного договора каждая отгрузка требовала переоформления всей документации. Это влекло избыточные трудозатраты и риск ошибок
83 контрагента, 31 уникальный шаблон. Собрали и классифицировали всё. По каждому шаблону составили карту рисков с фиксацией отсутствующих условий, противоречивых формулировок и отсутствующих или некорректных условий о претензионном порядке. Договоры с покупателями, у которых за последний год были разногласия, отметили отдельно.
Единый рамочный договор разработали с закрытым перечнем условий. Спецификация в качестве неотъемлемого приложения, порядок приёмки по количеству и качеству со ссылками на конкретные ГОСТы, 5-дневный срок уведомления продавца о скрытых недостатках с момента их обнаружения в пределах гарантийного срока, ответственность за просрочку оплаты 0,1% в день. Три редакции, с учётом замечаний коммерческого директора и главного бухгалтера.
К базовому шаблону добавили три приложения. Разные реквизиты складов, условия самовывоза и доставки транспортом контрагента, особые условия приёмки для Мурманска с учётом специфики Заполярья. Для менеджеров подготовили инструкцию с разграничением полномочий. Указано, какие условия допустимо согласовывать самостоятельно, какие требуют одобрения руководства и как действовать при нестандартном запросе.
Новые контрагенты сразу получают новый договор. Действующие переходят при очередном продлении или смене условий. Для покупателей подготовили письма с объяснением изменений и ответами на типовые возражения. Для тех, кто хотел перейти раньше срока, сделали шаблон дополнительного соглашения.
За два месяца договорная база перешла от хаоса к управляемой системе. Менеджерам больше не нужно согласовывать базовые условия при каждой отгрузке. Четвёртую точку в Великом Новгороде открыли. Юридическая документация была готова за четыре дня.
