Проверка контрагента и должная осмотрительность

Перед заключением договора компании в собственных интересах следует убедиться, что вторая сторона существует, правоспособна и платёжеспособна. Это не формальность. От качества проверки зависят налоговые вычеты, шанс взыскать долг и сама действительность сделки. Ниже разобран рабочий порядок действий для юрлиц и ИП.

Зачем проверять контрагента

Гражданский кодекс исходит из добросовестности участников оборота (ст. 1 и ст. 10 ГК РФ). Но презумпция добросовестности защищает только того, кто сам действовал разумно. Если вы заключили сделку с фирмой без активов и полномочного директора, суд вправе расценить ваше поведение как неосмотрительное.

Налоговый аспект отдельный. Статья 54.1 НК РФ ограничивает право на вычеты и расходы, если обязательство исполнено не тем лицом, что указано в договоре. Инспекция снимает вычеты по НДС и доначисляет налог, когда видит «технического» поставщика. Доказать реальность сделки и проявленную осмотрительность придётся налогоплательщику.

Третий риск · банкротство. По закону о несостоятельности сделки должника могут быть оспорены, а платёж в вашу пользу возвращён в конкурсную массу. Знание о признаках неплатёжеспособности контрагента повышает вероятность оспаривания.

С чего начать проверку

Базовый набор сведений собирается из открытых источников за один · два рабочих дня.

• Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Подтверждает регистрацию, адрес, виды деятельности, сведения о директоре и участниках. Записи о недостоверности · стоп-сигнал.
• Полномочия подписанта. Устав, протокол или решение о назначении, доверенность. Сверьте срок и объём полномочий с суммой сделки.
• Картотека арбитражных дел. Массовые иски о взыскании или заявление о банкротстве говорят о финансовых проблемах.
• Реестр недобросовестных поставщиков, если планируется работа в рамках законодательства о контрактной системе закупок. Включение в реестр закрывает доступ к закупкам.
• Бухгалтерская отчётность и данные о налоговой задолженности. Оценивают платёжеспособность и активность.
• Проверка на массовый адрес и массового руководителя. Признак фирмы-однодневки.

Собранные документы храните в досье контрагента. При споре с инспекцией или в суде это доказательство вашей осмотрительности.

Уровни проверки в зависимости от риска

Глубина проверки соразмерна сумме и характеру сделки. Разовая поставка канцелярии и долгосрочный подряд на сотни миллионов требуют разного внимания.

Уровень фиксируется во внутреннем регламенте проверки. Регламент защищает компанию и дисциплинирует менеджеров, которые торопятся подписать договор.

Что включить в договор

Проверка дополняется договорными механизмами. Они переносят часть риска на контрагента и упрощают защиту.

• Заверения об обстоятельствах по ст. 431.2 ГК РФ. Контрагент подтверждает правоспособность, полномочия и налоговую добросовестность. Недостоверность заверения · основание для возмещения убытков.
• Налоговая оговорка. Сторона возмещает потери при отказе в вычетах из-за её действий.
• Условие о предоставлении документов и уведомлении о смене реквизитов и руководителя.
• Чёткий порядок приёмки, который подтверждает реальность исполнения.

Эти инструменты особенно ценны в длительных отношениях. Мы применяли подобный подход в работе по одному из подрядных споров, где грамотно составленные условия договора позволили обосновать позицию доверителя.

Персональные данные при проверке

Сведения о физлицах, в том числе о директоре и бенефициарах, обрабатываются по законодательству о персональных данных. Используйте только открытые источники и собирайте минимум данных, нужных для конкретной цели. Избыточный сбор сам создаёт риск претензий.

Если проверка выявила проблему

Запись о недостоверности, иски на крупные суммы или заявление о банкротстве · повод приостановить сделку. Возможные действия таковы.

1. Запросить пояснения и подтверждающие документы у контрагента.
2. Изменить условия оплаты, например перейти на полную предоплату от другой стороны или на оплату по факту приёмки.
3. Усилить обеспечение · залог, поручительство, независимая гарантия.
4. Отказаться от сделки, если риск не закрывается.

Решение и его основания зафиксируйте письменно. При последующем споре это подтвердит разумность вашего поведения.

Должная осмотрительность · не разовое действие, а процесс. Контрагента проверяют до сделки и периодически в ходе исполнения, особенно при длительных отношениях. Системная проверка дешевле, чем взыскание долга с пустой компании или спор с инспекцией по доначислениям.

Команда DEPA выстраивает регламенты проверки контрагентов и сопровождает договорную работу под конкретный профиль рисков бизнеса. Опишите вашу задачу через страницу контактов, и мы предложим решение.