На последней странице договора стоит подпись, рядом указана фамилия директора. Это ещё не доказывает, что компания приняла обязательства. Подписать документ мог бывший руководитель, сотрудник без доверенности или представитель, который вышел за пределы полномочий. Электронный файл мог быть отправлен с общего адреса, а изображение подписи вставлено без согласованного порядка.
Проверка подписи нужна до исполнения договора. Она отвечает на два разных вопроса. Кто выразил волю и имел ли этот человек право связывать компанию обязательствами.
Кто подписывает от имени компании
По статье 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает права и обязанности через свои органы. Для обычного договора сначала проверяют актуальную выписку из ЕГРЮЛ. Она показывает, кто вправе действовать без доверенности и предусмотрено ли совместное или независимое представительство нескольких лиц.
Одной выписки иногда недостаточно. Устав, корпоративный договор и решения органов могут устанавливать внутренние ограничения. Для крупной сделки или сделки с заинтересованностью может требоваться корпоративное согласие. Нужно отдельно определить, обязан ли контрагент был знать о таком ограничении и какие последствия создаёт его нарушение.
Если подписывает не руководитель, запросите доверенность. В ней проверяют дату выдачи, срок, лицо, выдавшее документ, объём полномочий и возможность передоверия. Общая фраза о представлении интересов не всегда охватывает конкретный договор, цену, обеспечение или отказ от права.
Что происходит при отсутствии полномочий
Статья 183 ГК РФ предусматривает, что при отсутствии полномочий или их превышении сделка по общему правилу считается заключённой от имени совершившего её лица. Иной результат возникает, если представляемый впоследствии одобрит сделку.
Одобрение бывает не только отдельным письмом. О нём могут говорить принятие исполнения, оплата, отгрузка, использование результата работ или иное поведение уполномоченного органа. Поэтому спор о подписи нельзя оценивать по одной странице договора. Нужна вся переписка и история исполнения.
До одобрения другая сторона может отказаться от сделки в предусмотренных статьёй 183 ГК РФ случаях. Однако право на отказ зависит в том числе от того, знала ли она об отсутствии полномочий. Если сомнение появилось до оплаты или передачи имущества, безопаснее получить подтверждение от компании и новый корректно подписанный экземпляр.
Собственноручная подпись
Статья 160 ГК РФ связывает письменную форму с документом, который выражает содержание сделки и подписан сторонами либо их уполномоченными лицами. Проверяйте не красоту росчерка, а весь комплект доказательств.
- подписан ли каждый согласованный документ;
- совпадают ли приложения и спецификации с основной версией;
- нет ли незаверенных исправлений;
- позволяет ли обмен экземплярами установить отправителя;
- сохранился ли оригинал, если он нужен для исполнения или спора.
Печать организации сама по себе не заменяет подпись и не подтверждает полномочия. Её отсутствие также не делает обычный договор недействительным, если закон или соглашение сторон не устанавливают иное.
Факсимиле и изображение подписи
Пункт 2 статьи 160 ГК РФ допускает факсимильное воспроизведение подписи и иной аналог собственноручной подписи в случаях и порядке, установленных законом, другим правовым актом или соглашением сторон.
Вставленная в файл картинка не становится надёжной подписью только потому, что похожа на оригинал. В договоре или отдельном соглашении нужно определить, какие аналоги стороны признают, кто может их использовать, для каких документов и как подтверждается отправитель. Для документов со специальными требованиями такой порядок может не подойти.
Если соглашения нет, риск доказывания резко возрастает. Суд будет оценивать переписку, исполнение, технические сведения и обычный порядок отношений сторон. Удобство копирования изображения не компенсирует отсутствие доказательств его законного использования.
Электронная подпись
Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» различает простую, усиленную неквалифицированную и усиленную квалифицированную электронную подпись.
Квалифицированная электронная подпись по статье 6 Закона № 63-ФЗ по общему правилу делает электронный документ равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью, кроме случаев, когда закон требует исключительно бумажную форму.
Для простой и неквалифицированной подписи обычно нужно основание в законе, нормативном акте или соглашении участников. В соглашении описывают способ идентификации, порядок проверки подписи, безопасность ключей и последствия их утраты. Логин, код из сообщения или действие в личном кабинете могут работать как простая электронная подпись, если система и правила позволяют определить конкретного подписанта.
При проверке электронного документа сохраните исходный файл, сведения о сертификате, результат проверки подписи и цепочку обмена. Распечатка файла без электронной подписи теряет часть доказательственной информации.
Как проверить договор до оплаты
Соберите актуальную выписку из ЕГРЮЛ, устав при наличии специальных ограничений, доверенность, решение об одобрении, подписанный файл и переписку. Затем ответьте на четыре вопроса.
- Кто фактически совершил действие.
- На каком основании он представлял сторону.
- Охватывали ли полномочия эту сделку и её условия.
- Можно ли подтвердить неизменность документа и принадлежность подписи.
Если контрагент уклоняется от подтверждения полномочий, не переводите аванс только из-за срочности. Попросите подписать документ действующим руководителем либо представить понятный комплект полномочий.
Команда DEPA проверяет подписантов, доверенности и электронный документооборот в рамках договорной работы. Направить договор на проверку можно через форму задачи.